豊岡市消防本部文書取扱規程

○豊岡市消防本部文書取扱規程

令和8年2月9日

消防長訓令第1号

(趣旨)

第1条　この訓令は、豊岡市消防本部(以下「消防本部」という。)における文書事務の処理に関する基本的な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2　文書の処理及び管理は、原則として文書管理システムにより行うものとする。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　文書　職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真(マイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、消防本部が保有しているものをいう。

(3)　文書管理システム　電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うシステムをいう。

(文書の記号及び番号)

第4条　文書には、特に定めのあるものを除き、次の各号に掲げる記号及び番号を連記して表示する。ただし、軽易な文書その他記号及び番号を表示する必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

(1)　別表に定める主管課の記号

(2)　番号(会計年度ごとの一連番号をいう。)

(帳票)

第5条　文書事務に関する帳票は、次に掲げるとおりとする。

(1)　ファイル分類表　主管課において文書管理システムにより作成し、文書の保存場所、保存期間及び廃棄年月日を管理するもの

(2)　ファイル背表紙　ファイルで管理する文書ごとに主管課において作成し、大分類名、中分類名、文書の完結年度、ファイル名及び保存期間を記入するもの

(3)　伺書　起案事項を記入するもの

(文書の編集及び整理)

第6条　文書は、発生の都度(決裁等所定の手続が必要なものは、手続等が完結した都度)、文書の種類及び保存期間に応じて文書管理システムにより編集及び整理を行わなければならない。ただし、これにより難いと認められる場合は、ファイルにより編集及び整理を行うことができる。

(文書の保管及び保存)

第7条　文書(電磁的記録を除く。次項において同じ。)は、ファイル背表紙を貼ったファイルに収納し、所定の位置に保管するものとする。

2　文書は、主管課において保管の上活用し、総務課長の指示に従い、総務課の管理する保存用書庫に引き継ぐものとする。

(その他)

第8条　この訓令に定めるもののほか、消防本部における文書事務の取扱いについては、豊岡市文書取扱規程(平成17年豊岡市訓令第7号)の規定(ファイリングシステムに関する部分を除く。)の例による。

附則

この訓令は、令和8年3月1日から施行する。

別表(第4条関係)

主管課記号表