○豊岡市立学校文書取扱規程
平成21年2月25日
教育委員会訓令第2号
目次
第1章 総則(第1条―第7条)
第2章 文書の収受及び配布(第8条―第10条)
第3章 文書の処理(第11条―第15条)
第4章 文書の施行及び発送(第16条―第18条)
第5章 文書の分類、整理及び保管(第19条―第22条)
第6章 文書の保存(第23条―第29条)
第7章 補則(第30条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、豊岡市立小学校及び中学校の設置に関する条例(平成17年豊岡市条例第161号)別表に規定する小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書事務の処理に関する基本的な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(定義)
第3条 この訓令において「文書」とは、学校において取り扱うすべての書類、印刷物等をいう。
(校長の職務)
第4条 校長は、学校における文書事務の一般を統括する。
(文書取扱者の設置)
第5条 文書事務を円滑かつ適正に処理するため、文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、事務職員をもって充てる。
(文書取扱者の職務)
第6条 文書取扱者は、校長の命を受けて、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理及び保管に関すること。
(3) 文書の保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務の処理促進に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。
(帳簿)
第7条 学校には、往復文書処理簿その他文書事務に関し必要な帳簿を備え、整備しておくものとする。
2 往復文書処理簿には、会計年度ごとの一連番号を付するものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第8条 学校に到達する文書は、文書取扱者が収受するものとする。ただし、文書取扱者が不在の場合は、この限りでない。
(事故文書等の処理)
第9条 料金未納又は料金不足の文書は、官公署から発せられた文書その他校長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(収受した文書の取り扱い)
第10条 収受した文書は、次の各号により処理する。
(1) 封筒類は、文書取扱者が開封する。ただし、親展文書、秘密文書及び個人あての文書と認められるものは、名あて人がこれを開封するものとする。
(2) 収受した文書は、受付印又は閲覧判を押し、軽易なものを除き往復文書処理簿に所要の事項を記載し、校長の閲覧に供するものとする。
2 文書取扱者が不在の場合は、前項の処理は教頭が行う。
3 校長は、文書の閲覧後、事案の処理等を教頭に指示し回付する。
4 教頭は、回付された文書を担当者へ配付するとともに、事案の処理等を指示する。
第3章 文書の処理
(文書の処理)
第11条 文書は、常に迅速な処理に留意しなければならない。
2 文書を処理した担当者は、その文書を所定の場所に保管しなければならない。
(事案の処理と起案用紙)
第12条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 決裁を受ける文書(以下「決裁文書」という。)は、すべて起案用紙を用いなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、これによらないことができる。
(1) 定例のもので一定の帳票により処理できるもの
(2) 軽易なもので、決裁判により処理できるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、別に定めのあるもの
(文書の作成)
第13条 決裁文書は、次の事項により作成しなければならない。
(1) 文書の施行者名は、校長名を用いること。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(2) 文書の内容は、適法であること。
(3) 文書は、適切な内容を備え、十分な効果を上げられるようにすること。
(4) 文書は、口語体とし、常用漢字、現代かなづかい、新送りがなを用いるほか、正しい用字用語を用いること。
(5) 文書は、左横書きとすること。ただし、様式に縦書きと定められているものその他縦書きが適当と認められるものについては、この限りでない。
(6) 文書は、意思を正しく、易しく表現すること。
(7) 文書には、必要により起案理由、法令の根拠規定、予算の内容等を記載し、関係書類を添付すること。
2 事案担当者は、処理期限等を考慮し、十分余裕をもって作成しなければならない。
3 事案担当者は、決裁文書を直ちに回付しなければならない。
(決裁文書の審査)
第14条 教頭及び文書取扱者は、前条に規定する事項について、必要な審査を行うものとする。
(決裁)
第15条 決裁は、校長が行うものとする。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
2 事案担当者は、文書の決裁が終わったときは、当該文書に決裁年月日を記入しなければならない。
第4章 文書の施行及び発送
(浄書)
第16条 決裁済文書の浄書は、かい書とする。
2 浄書した文書は、決裁済文書と厳密に照合しなければならない。
(公印の押印)
第17条 公印の押印については、豊岡市教育委員会公印規程(平成17年豊岡市教育委員会訓令第1号)の定めによる。ただし、軽易な文書その他公印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。
(文書の発送)
第18条 事案担当者又は文書取扱者は、発送すべき文書については、決裁後速やかに発送しなければならない。
2 前項の場合において、公印を必要としない文書は、通信回線により発送を行うことができる。
第5章 文書の分類、整理及び保管
(文書の分類)
第19条 文書は、教育委員会が別に定める分類表により、分類整理しなければならない。
(文書整理の原則)
第20条 文書は、常に整理し、紛失、盗難等の防止に努め、重要なものは災害等非常時に際して必要な処置が講じられるよう配慮しておかなければならない。
(文書の整理、保管)
第21条 文書取扱者は、当該文書に係る事務について処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を、次の各号に定めるところにより整理のうえ所定の場所に保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。
(1) 分類表に基づいて行うこと。
(2) ファイル又はフォルダーを使用して行うこと。ただし、完結文書の態様によっては、この限りでない。
(3) 会計年度ごとに行うこと。ただし、完結文書に係わる事案が2以上の会計年度にわたるときは、この限りでない。
(4) ファイルの背表紙又はフォルダーに、分類表の分類名その他必要な事項を記入すること。
2 文書取扱者は、完結文書を当該会計年度終了後1年間保管する。
(保管文書の持出し等の禁止)
第22条 職員は、保管文書を学校外へ持ち出し、又は職員以外の者に閲覧させてはならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ校長の承認を得たときは、この限りでない。
第6章 文書の保存
(保存期間)
第23条 文書の保存期間は、法令等の定めによる。
(保存期間の起算日)
第24条 文書の保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。
(文書庫)
第25条 文書取扱者は、校長の指示を受け、文書を保存するための保管庫及びこれに準ずる設備(以下「文書庫」という。)を設け、これを管理する。
(文書の保存)
第26条 文書は、分類表に従い分類し、文書庫に保存する。
(保存文書の閲覧及び借覧)
第27条 職員は、事務処理上、保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする場合は、文書取扱者に申し出て、閲覧又は借覧することができる。ただし、文書取扱者が不在の場合は、あらかじめ委任された者に申し出ることとする。
2 保存文書の借覧期間は3日を限度とし、校長の承認を受けなければならない。ただし、文書取扱者から返却要求があった場合は、直ちに返却しなければならない。
(閲覧及び借覧文書の破損等)
第28条 閲覧及び借覧文書を破損し、又は紛失した者は、直ちに文書取扱者にその旨を報告しなければならない。
(文書の廃棄)
第29条 保存期間の満了した文書は、校長の決裁を経て廃棄しなければならない。
2 秘密文書は、校長が廃棄するものとする。
第7章 補則
(その他)
第30条 この訓令の施行に関し必要な事項は、教育委員会が別に定める。
附則
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月24日教育委員会訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。