○豊岡市文書取扱規程

平成17年4月1日

訓令第7号

目次

第1章 総則(第1条―第13条)

第2章 文書の収受及び配布(第14条―第16条)

第3章 文書の処理(第17条―第24条)

第4章 文書の施行及び発送(第25条―第28条)

第5章 文書の整理、保管及び保存(第29条―第41条)

第6章 補則(第42条・第43条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、市における文書事務の処理に関する基本的な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(定義)

第3条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市において取り扱うすべての書類、印刷物、図面等をいう。

(2) 主管課 豊岡市事務分掌規則(平成17年豊岡市規則第2号)第3条に定める課等をいう。

(3) 作成文書 市又は市の委託によって作成された文書をいう。

(4) 収受文書 外部(庁内を含む。以下第6号において同じ。)により作成され、市(主管課を含む。以下第6号において同じ。)が収受した文書をいう。

(5) 決裁済文書 市の職員又は市の委託を受けた者が職務上作成した文書のうち、その意思決定及び施行に際し、豊岡市決裁規程(平成17年豊岡市訓令第4号)の定めにより必要な決裁が完結したものをいう。

(6) 閲覧済文書 外部により作成され、市が収受した文書のうち、主管課の長(以下「主管課長」という。)の閲覧の手続が終了したものをいう。

(7) 公文書フォルダー 決裁済文書及び閲覧済文書を収納したフォルダーをいう。

(8) 保存文書 公文書フォルダーのうち、保存期間が3年以上で総務部総務課(以下「総務課」という。)の管理する保存用書庫に引き継ぐものをいう。

(9) 保管文書 公文書フォルダーのうち、保存期間が3年未満で主管課において保管し、廃棄するものをいう。

(10) 常用フォルダー 保存期間が3年以上の公文書フォルダーのうち、頻繁に使用するため、主管課において保管し、廃棄するものをいう。

(総務課長の職務)

第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、市における文書事務の一般を統括するとともに、到達する文書の収受、配布及び発送に関する事務を掌理する。

2 総務課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、主管課長に対し、必要な処置を求めるものとする。

(主管課長の職務)

第5条 主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条 文書を適正に分類及び管理するため、主管課に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は、主管課の課長補佐(課長補佐に準ずる者を含む。)をもって充てる。ただし、課長補佐が不在の場合は、主管課長が指名する職員とする。

(文書取扱責任者の責務)

第7条 文書取扱責任者は、主管課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の整理、分類、保管、引継ぎ及び保存に関すること。

(2) ファイル基準表に関すること。

(3) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(文書取扱主任の設置)

第8条 文書事務を円滑かつ適正に処理するため、主管課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、主管課の庶務を担当する係長(係長に準ずる者を含む。)をもって充てる。

(文書取扱主任の職務)

第9条 文書取扱主任は、主管課長の命を受けて、当該主管課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の編集及び整理に関すること。

(3) 文書の保管及び引継ぎに関すること。

(4) 文書の保存及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の処理促進に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。

(文書取扱者)

第10条 文書取扱主任の事務を補助するため、主管課に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、主管課の庶務を担当する職員をもって充てる。

(文書の記号及び番号)

第11条 文書には、特に定めのあるものを除き、次の各号に掲げる記号及び番号を連記して表示する。

(1) 別表に定める主管課の記号

(2) 番号(会計年度ごとの一連番号をいう。)

(帳票)

第12条 文書事務に関する帳票は、次に掲げるとおりとする。

(1) ファイル基準表(様式第1号) 公文書フォルダーごとに主管課において作成し、文書の保存場所、保存期間及び廃棄年月日を管理するもの

(2) ファイル背表紙(様式第2号) 簿冊で管理する文書ごとに主管課において作成し、第1ガイド名、第2ガイド名、文書の完結年度、ファイル名及び保存期間を記入するもの

(3) 保存箱引継番号票(様式第3号) 保存期間が3年以上の公文書フォルダーについて、毎年度主管課において作成し、総務課に提出するもの

(4) 常用ファイル申請書(様式第4号) 常用フォルダーについて、毎年度主管課において作成し、総務課に提出するもの

(5) 伺書(様式第5号) 起案事項を記入するもの

(文書の横書き)

第13条 文書は、すべて横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 法令等の規定により横書きにできないもの

(2) 市長において、横書きにすることが不適当であると認めたもの

第2章 文書の収受及び配布

(到達文書の処理)

第14条 市役所に到達する文書は、総務課長において収受し、次の事項により処理する。ただし、主管課において、差出人等から直接持参等された文書は、主管課において収受する。

(1) 配布先の明確な文書は、封かんのまま総務課備付けの文書箱(以下「文書箱」という。)により主管課に配布する。

(2) 配布先の明確でない文書は、これを開封し、配布先を確認の上、文書箱により主管課へ配布する。

(3) 文書の配布は、1日1回文書を収受した後、速やかに行うものとする。ただし、緊急を要する文書については、その都度配布する。

(4) 現金書留は、現金書留受渡簿に記入の上、主管課から受領印又は署名を徴する。

2 2以上の課に関係する文書又は異例に属する文書は、総務課長がその配布先を定めるものとする。

(事故文書等の処理)

第15条 料金未納又は料金不足の文書は、官公署から発せられた文書その他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(配布を受けた文書の取扱い)

第16条 文書取扱主任は、配布を受けた文書を点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確認するものとする。

2 配布を受けた文書は、受付印(様式第6号)を押し、閲覧判により主管課長の閲覧に供するものとする。

3 配布を受けた文書で、その課の主管に属さないものは、直ちに主管に属する課に返付するものとする。

第3章 文書の処理

(文書の処理)

第17条 文書の処理は、すべて主管課長が中心となり、常に文書の迅速な処理に留意し、事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(事案の処理と伺書)

第18条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

2 決裁を受ける文書(以下「決裁文書」という。)は、すべて伺書及び継続紙を用いなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものは、これによらないことができる。

(1) 定例のもので一定の簿冊により処理できるもの

(2) 軽易なもので、決裁判(様式第7号)により処理できるもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、別に定めのあるもの

(文書の作成)

第19条 決裁文書は、次の事項により作成しなければならない。

(1) 文書処理に関する指示に基づいて処理すること。

(2) 文書の内容は、適法であること。

(3) 文書は、適切な内容を備え、十分な効果を上げられるようにすること。

(4) 文書は、口語体とし、常用漢字、現代かなづかい、新送りがなを用いるほか、正しい用字用語を用いること。

(5) 文書は、意思を正しく、易しく表現すること。

(6) 文書には、内容のよく分かる標題をつけ、必要により起案の理由、説明、経過、根拠となる関係法規等を記載し、関係文書及び参考資料を添えること。ただし、軽易なものについては、その一部を省略することができる。

(7) 公布を要する文書は、公布文もともに記載すること。

(8) 2以上の課に関係するときは、関係の最も深い課で起案し、関係の課に合議すること。

(9) 経由を必要とするときは、経由先を明示すること。

(10) 加除訂正したときは、その箇所に認印を押すこと。

(11) 施行期日の予定されているものは、決裁を受けるための時間を考慮して余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

(伺書の表示)

第20条 決裁区分の表示は、次に掲げるとおりとする。

(1) 市長の決裁を受けるもの 甲

(2) 副市長の専決を受けるもの 乙

(3) 部長の専決を受けるもの 丙

(4) 課長の専決を受けるもの 丁

2 前項各号に掲げるもののほか、伺書の表示については、各所定欄に必要事項を記入しなければならない。

(収受文書の添付)

第21条 収受文書に基づいて処理した決裁文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

(合議文書の処理)

第22条 合議を受けた文書について異議がないときは、所定欄に認印の上、速やかに回付しなければならない。

2 合議を受けた文書について異議があるときは、直ちに主管課と協議し、なお意見が一致しないときは、双方の意見を具し、上司の指示を受けなければならない。

(文書の認印)

第23条 文書の認印は、文書を作成した課においては、起案者及びその上司が、合議を受けた課においては、課長が押印するものとする。

(電話照会等の処理)

第24条 電話、口頭、ファクシミリ又は電子メールによる照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記載し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

第4章 文書の施行及び発送

(令達文書の処理)

第25条 主管課は、条例、規則及び訓令を公布する場合並びに告示、公告等を行う場合は、その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

2 総務課は、前項の規定により決裁済文書の送付を受けたときは、所定の手続をとり、その手続を終了したときは、その年月日を主管課に通知するものとする。

(公印の押印)

第26条 公印の押印については、豊岡市公印規程(平成17年豊岡市訓令第8号)の定めるところによる。ただし、軽易な文書その他公印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

2 施行する文書に公印を押印したときは、決裁済文書に公印使用済印(様式第8号)を押し、公印使用簿に記載しなければならない。

(文書の発送)

第27条 主管課は、発送すべき文書を次の事項により処理しなければならない。

(1) 発送すべき文書は、みだし又は名称その他必要な事項を発送文書管理簿(様式第9号)に記入し事案別に管理すること。

(2) 郵送によるものは、月曜日から金曜日までの総務課長が指定する時刻までに取りまとめ、総務課に送付すること。

(3) 大量又は緊急に発送する必要があるときは、あらかじめ、総務課に連絡し、その指示を受けること。

2 総務課は、郵送する文書を受理したときは、郵便物の種類、量目及び数量を確認の上、料金後納郵便差出票により処理し、郵送するものとする。

3 本庁舎以外の庁舎における発送すべき文書の取扱いは、前2項に準じて行わなければならない。

(文書の経由)

第28条 経由文書には経由印(様式第10号)を押し、経由簿に記載しなければならない。

第5章 文書の整理、保管及び保存

(文書整理の原則)

第29条 文書は、常に整理し、紛失、盗難等の防止に努め、重要なものは災害等非常時に際して必要な処置が講じられるように配慮しておかなければならない。

(保存期間)

第30条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるもの(以下本条中「法定期間」という。)を除くほか、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

(ファイル基準表)

第31条 文書の保存期間は、主管課において作成するファイル基準表によるものとし、当該文書を収納するフォルダーの保存期間を当該文書の保存期間とする。

(文書の編集及び整理)

第32条 文書は、発生の都度(決裁等所定の手続が必要なものは、手続等が完結した都度)、文書の種類及び保存期間に応じてファイリングシステムにより編集及び整理を行わなければならない。

(文書の分類)

第33条 文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、すべての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

(保管用具)

第34条 文書の整理、分類及び保管は、3段キャビネット及びファイリング用品を使用して行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、3段キャビネットに収納することが不適当な文書については、総務課長と協議のうえ、3段キャビネット以外のキャビネット、保管庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した文書を3段キャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

(文書の保管)

第35条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

2 文書は、文書名を記載したラベルを貼った個別フォルダーに収納し、所定の位置に保管するものとする。

3 3段キャビネットは、原則として、上段及び中段の引出しに現年度文書を収納し、下段の引出しに前年度文書を収納するものとする。

4 各課に共通する文書は、総務課長が別に定める全庁共通分類表に従い、整理及び保管しなければならない。

(文書の完結日)

第36条 文書の完結日は、次に定めるところによる。

(1) 帳簿類

 永年使用する帳簿類は、当該帳簿類が整備された日

 2年以上数年度継続して記録する帳簿類は、最終年度の最終の記録を終わった日

 加除式の帳簿類から除冊された帳簿類は、除冊された日

 その他の帳簿類は、最終の記録を終わった日

(2) 出納の証拠書類は、当該出納のあった日

(3) 契約文書は、当該契約事項の履行が終わった日

(4) 訴訟関係文書は、当該事件が完結した日

(5) 前各号に掲げるもののほか、一般文書は、当該文書の事案が施行され、かつ、事案の処理が完了した日

(保存期間の起算日)

第37条 文書の保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、その文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の保管及び保存)

第38条 文書は、主管課において保管の上活用し、保存期間が3年以上の文書については、1年が満了する年度末をもって総務課長の指示に従い、総務課の管理する保存用書庫に引き継ぐものとする。ただし、各振興局及び健康福祉部については、各庁舎管理担当課長の指示に従い、それぞれの保存用書庫に引き継ぐものとする。

2 保存文書については、毎年度主管課においてファイル基準表を作成し、主管課に備え付けるとともに、総務課に提出するものとする。

3 第1項に定める総務課の管理する保存用書庫に引き継ぐべき文書のうち、頻繁に使用するため主管課において活用したほうがよいものについては、総務課に常用ファイル申請書を提出し、総務課長の承認を得て、1年間主管課で保管するものとする。常用を継続する場合も、同様とする。

(文書の閲覧及び借覧)

第39条 保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする場合は、所定の手続により、総務課長の承認を得なければならない。

(文書の廃棄)

第40条 保存期間の満了した文書は、その年度末(年度終了後から出納閉鎖までの間)に次に定めるところにより、確実に廃棄するものとする。

(1) 主管課で保管している文書(保存期間が1年以内の文書及び常用フォルダーの文書)については、主管課長が責任をもって確実に廃棄しなければならない。この場合において、毎年度廃棄時にファイル基準表に記載し、総務課に提出するものとする。

(2) 総務課の管理する保存用書庫に引き継いだ文書については、総務課長が責任をもって確実に廃棄しなければならない。この場合において、毎年度廃棄時にファイル基準表に記載するものとする。

(秘密文書等の廃棄)

第41条 廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却、切断等の適切な方法で処理しなければならない。

第6章 補則

(文書取扱マニュアル等の作成)

第42条 文書管理の処理を効率的にかつ正確に行うために、必要と認められる文書取扱マニュアル、ファイリングシステム資料、帳票及び様式類を定めるものとする。

(その他)

第43条 この訓令の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の豊岡市文書取扱規則(平成11年豊岡市規則第22号)、城崎町文書事務取扱規程(平成2年城崎町訓令甲第7号)、文書取扱規程(平成元年竹野町規程第2号)、日高町文書取扱規程(平成4年日高町告示第18号)又は但東町文書管理規程(平成13年但東町規程第1号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成18年4月1日訓令第5号の4)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年4月3日訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行し、この訓令による改正後の豊岡市文書取扱規程の規定は、平成18年4月1日から適用する。

附 則(平成19年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第10号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月29日訓令第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月25日訓令第5号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月29日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月28日訓令第3号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月28日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前にこの訓令による改正前の豊岡市文書取扱規程の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、この訓令による改正後の豊岡市文書取扱規程の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成27年3月27日訓令第8号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年10月27日訓令第13号)

この訓令は、平成27年11月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月29日訓令第5号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月27日訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月26日訓令第5号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月26日訓令第3号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和3年3月31日訓令第6号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和4年3月31日訓令第3号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

別表(第11条関係)

主管課記号表

本庁

部等

課等

記号


会計課

豊会

政策調整部

秘書広報課

豊秘

政策調整課

豊政

財政課

豊財

公共施設マネジメント推進室

豊公

防災課

豊防

総務部

総務課

豊総

ジェンダーギャップ対策室

豊ジ

人事課

豊人

デジタルトランスフォーメーション推進部

デジタルトランスフォーメーション・行財政改革推進課

豊デ

情報推進課

豊情

市民生活部

市民課

豊市

生活環境課

豊生

税務課

豊税

健康福祉部

社会福祉課

豊社

高年介護課

豊高

健康増進課

豊健

森本診療所

豊森診

神鍋診療所

豊神診

高橋診療所

豊高診

資母診療所

豊資診

コウノトリ共生部

農林水産課

豊農林

コウノトリ共生課

豊コ

地籍調査課

豊地

環境経済部

環境経済課

豊環

大交流課

豊大

都市整備部

建設課

豊建

都市整備課

豊都

建築住宅課

豊建住

地域コミュニティ振興部

コミュニティ振興課

豊コ振

生涯学習課

豊生学

文化・スポーツ振興課

豊文ス

新文化会館整備推進室

豊新文

振興局

部等

課等

記号

城崎振興局

地域振興課

豊城地

市民福祉課

豊城市

城崎温泉課

豊城温

竹野振興局

地域振興課

豊竹地

市民福祉課

豊竹市

日高振興局

地域振興課

豊日地

市民福祉課

豊日市

出石振興局

地域振興課

豊出地

市民福祉課

豊出市

但東振興局

地域振興課

豊但地

市民福祉課

豊但市

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豊岡市文書取扱規程

平成17年4月1日 訓令第7号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年4月1日 訓令第7号
平成18年4月1日 訓令第5号の4
平成18年4月3日 訓令第6号
平成19年3月29日 訓令第4号
平成21年3月31日 訓令第10号
平成22年3月29日 訓令第5号
平成23年3月25日 訓令第5号
平成24年3月29日 訓令第1号
平成25年3月28日 訓令第3号
平成26年3月28日 訓令第2号
平成27年3月27日 訓令第8号
平成27年10月27日 訓令第13号
平成28年3月25日 訓令第3号
平成29年3月29日 訓令第5号
平成30年3月27日 訓令第2号
平成31年3月26日 訓令第5号
令和2年3月26日 訓令第3号
令和3年3月31日 訓令第6号
令和4年3月31日 訓令第3号