(趣旨)

第1条　この訓令は、市における文書事務の処理に関する基本的な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(定義)

第3条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総務課長の職務)

第4条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、市における文書事務の一般を統括するとともに、到達する文書の収受、配布及び発送に関する事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第5条　主管課長は、常に当該主管課における文書事務の円滑かつ適正な処理に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　文書を適正に分類及び管理するため、主管課に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱責任者の責務)

第7条　文書取扱責任者は、主管課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。

(文書取扱主任の設置)

第8条　文書事務を円滑かつ適正に処理するため、主管課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第9条　文書取扱主任は、主管課長の命を受けて、当該主管課における次に掲げる事務を処理する。

(文書取扱者)

第10条　文書取扱主任の事務を補助するため、主管課に文書取扱者を置く。

(文書の記号及び番号)

第11条　文書には、特に定めのあるものを除き、次の各号に掲げる記号及び番号を連記して表示する。

(帳票)

第12条　文書事務に関する帳票は、次に掲げるとおりとする。

(文書の横書き)

第13条　文書は、すべて横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(到達文書の処理)

第14条　市役所に到達する文書は、総務課長において収受し、次の事項により処理する。ただし、主管課において、差出人等から直接持参等された文書は、主管課において収受する。

(事故文書等の処理)

第15条　料金未納又は料金不足の文書は、官公署から発せられた文書その他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

(配布を受けた文書の取扱い)

第16条　文書取扱主任は、配布を受けた文書を点検し、当該主管課の業務に関する文書であることを確認するものとする。

(文書の処理)

第17条　文書の処理は、すべて主管課長が中心となり、常に文書の迅速な処理に留意し、事案が完結するに至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(事案の処理と伺書)

第18条　事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。

(文書の作成)

第19条　決裁文書は、次の事項により作成しなければならない。

(伺書の表示)

第20条　決裁区分の表示は、次に掲げるとおりとする。

(収受文書の添付)

第21条　収受文書に基づいて処理した決裁文書には、必ず当該収受文書を添付しなければならない。

(合議文書の処理)

第22条　合議を受けた文書について異議がないときは、所定欄に認印の上、速やかに回付しなければならない。

(文書の認印)

第23条　文書の認印は、文書を作成した課においては、起案者及びその上司が、合議を受けた課においては、課長が押印するものとする。

(電話照会等の処理)

第24条　電話、口頭、ファクシミリ又は電子メールによる照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記載し、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(令達文書の処理)

第25条　主管課は、条例、規則及び訓令を公布する場合並びに告示、公告等を行う場合は、その決裁済文書を総務課に送付しなければならない。

(公印の押印)

第26条　公印の押印については、豊岡市公印規程(平成17年豊岡市訓令第8号)の定めるところによる。ただし、軽易な文書その他公印を押す必要がないと認められる文書については、これを省略することができる。

(文書の発送)

第27条　主管課は、発送すべき文書を次の事項により処理しなければならない。

(文書の経由)

第28条　経由文書には経由印(様式第10号)を押し、経由簿に記載しなければならない。

(文書整理の原則)

第29条　文書は、常に整理し、紛失、盗難等の防止に努め、重要なものは災害等非常時に際して必要な処置が講じられるように配慮しておかなければならない。

(保存期間)

第30条　文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるもの(以下本条中「法定期間」という。)を除くほか、永年、10年、5年、3年又は1年とする。

(ファイル基準表)

第31条　文書の保存期間は、主管課において作成するファイル基準表によるものとし、当該文書を収納するフォルダーの保存期間を当該文書の保存期間とする。

(文書の編集及び整理)

第32条　文書は、発生の都度(決裁等所定の手続が必要なものは、手続等が完結した都度)、文書の種類及び保存期間に応じてファイリングシステムにより編集及び整理を行わなければならない。

(文書の分類)

第33条　文書を系統的かつ体系的に管理するため、保管単位ごとに、すべての文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

(保管用具)

第34条　文書の整理、分類及び保管は、3段キャビネット及びファイリング用品を使用して行うものとする。

(文書の保管)

第35条　職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

(文書の完結日)

第36条　文書の完結日は、次に定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第37条　文書の保存期間は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、その文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の保管及び保存)

第38条　文書は、主管課において保管の上活用し、保存期間が3年以上の文書については、1年が満了する年度末をもって総務課長の指示に従い、総務課の管理する保存用書庫に引き継ぐものとする。ただし、各振興局及び健康福祉部については、各庁舎管理担当課長の指示に従い、それぞれの保存用書庫に引き継ぐものとする。

(文書の閲覧及び借覧)

第39条　保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする場合は、所定の手続により、総務課長の承認を得なければならない。

(文書の廃棄)

第40条　保存期間の満了した文書は、その年度末(年度終了後から出納閉鎖までの間)に次に定めるところにより、確実に廃棄するものとする。

(秘密文書等の廃棄)

第41条　廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、焼却、切断等の適切な方法で処理しなければならない。

(文書取扱マニュアル等の作成)

第42条　文書管理の処理を効率的にかつ正確に行うために、必要と認められる文書取扱マニュアル、ファイリングシステム資料、帳票及び様式類を定めるものとする。

(その他)

第43条　この訓令の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。